Een werknemer werd ontslagen om dringende redenen op basis van de inhoud van mailberichten. In het kader van de betwisting omtrent de rechtmatigheid van het ontslag om dringende reden beantwoordde de arbeidsrechtbank een aantal vragen omtrent de geldigheid van het bewijs.
Feiten
De werknemer was reeds vijftien jaar in dienst bij de onderneming en oefende een leidinggevende functie uit. De werknemer werd vooraf geïnformeerd dat zijn inkomende e-mails tijdens zijn afwezigheid zouden worden doorgestuurd naar een collega. Hij heeft hiertegen op dat moment geen bezwaar gemaakt. Ook betwistte hij nadien niet dat hij van deze maatregel op de hoogte was gebracht door de betrokken collega. De maatregel had uitsluitend betrekking op de nieuwe inkomende berichten.
De werkgever vroeg vervolgens aan de collega, die de doorgestuurde e-mails ontving, om de correspondentie betreffende een fout gelopen project te bezorgen. De collega voldeed aan dit verzoek en meldde bijkomend dat hij via de mailbox van de afwezige werknemer nog andere berichten had ontvangen.
Uit deze bijkomende berichten bleek dat de werknemer tijdens de werkuren, via zijn professioneel e-mailadres, seksueel getinte berichten uitwisselde met een zekere mevrouw C., die geen enkele band had met de onderneming. Verder kon uit de correspondentie met mevrouw C. ook worden afgeleid dat de werknemer zijn professioneel e-mailadres gebruikte om seksafspraken te maken en dat sommige van deze afspraken plaatsvonden in de bedrijfsgebouwen van de werkgever.
Op basis van deze vaststellingen werd de werknemer met onmiddellijke ingang ontslagen om dringende reden.
Analyse
In het kader van een betwisting omtrent de rechtmatigheid van het ontslag om dringende reden beantwoordde de arbeidsrechtbank de volgende vragen:
- Is er sprake van onrechtmatig verkregen bewijs en mag de rechtbank alsnog rekening houden met dit bewijs?
- Maakt het een verschil of in het arbeidsreglement vermeld staat dat privégebruik van de professionele e-mailbox verboden is?
- Moet er rekening gehouden worden met zijn onberispelijke staat van dienst en het argument dat deze betrekkingen volgens de werknemer niet zouden hebben plaatsgevonden?
Het onrechtmatig verkregen bewijs
Onrechtmatig verkregen bewijs in burgerzaken kan slechts in twee gevallen worden geweerd, buiten de gevallen waarin de wet wering voorschrijft, met name: (i) wanneer de onrechtmatigheid de betrouwbaarheid van het bewijs aantast, of (ii) wanneer het recht op een eerlijk proces in gedrang komt (ook wel ‘Antigoonleer’ genoemd).
In casu betrof de toegang tot de mailbox van de werknemer, ook al was de werknemer hiervan op voorhand op de hoogte gebracht, een schending van cao nr. 81 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten aanzien van controle op elektronische onlinecommunicatie.
Los van het feit dat de miskenning van de bepalingen van cao nr. 81 niet met nietigheid is gesanctioneerd (wat geen verschil maakt bij de beoordeling van de al dan niet wering van het onrechtmatig verkregen bewijs), moet de rechtbank oordelen over het onrechtmatig verkregen bewijs.
De rechtbank oordeelde dat, ondanks de miskenning van de bepalingen van cao nr. 81, de betrouwbaarheid van het bewijs niet werd aangetast, noch het recht op een eerlijk proces werd miskend.
De gevonden e-mails mogen dan ook worden aangewend als bewijs.
De rechtbank houdt bij deze beoordeling rekening met alle omstandigheden eigen aan de zaak, maar hecht vooral belang aan het feit dat er niet doelbewust werd gezocht naar bezwarend materiaal, maar dat de e-mails eerder ‘per ongeluk’ ontdekt zijn.
De bepalingen in het arbeidsreglement
Er was discussie over de al dan niet geldigheid van het arbeidsreglement waarin stond vermeld dat de professionele mailbox niet mag worden gebruikt voor privécommunicatie.
De rechtbank oordeelde dat deze discussie in beginsel irrelevant is, omdat de rechtbank bij een beoordeling van een dringende reden niet gebonden is aan de bepalingen van een arbeidsreglement.
De beoordeling van de ernst van de tekortkoming rekening houdend met de onberispelijke staat van dienst en het leidinggevend profiel
De rechtbank oordeelde dat bij de beoordeling van een ontslag om dringende reden één rode draad van wezenlijk belang is en dat is de vertrouwensband die er ontegensprekelijk moet zijn tussen werknemer en werkgever.
De positie van de werknemer in het bedrijf in deze casus speelt eerder in het nadeel van de werknemer omdat de werkgever niet zomaar kon tolereren dat zijn rechterhand zich mocht bezondigen aan dergelijk gedrag. De werknemer had een voorbeeldfunctie. Er was dan ook sprake van een ernstige vertrouwensbreuk wanneer de werkgever uit de e-mails moest afleiden dat de werknemer tijdens de betaalde werktijd bezig was met privéaangelegenheden en dat dit niet beperkt bleef tot de redactie van enkele flirtberichten.
Advies
Ondanks het feit dat de rechtbank bij zijn beslissing niet gebonden is aan de bepalingen van het arbeidsreglement is het toch aangewezen om in een policy of het arbeidsreglement een clausule op te nemen waarin mogelijks wordt vermeld dat:
- privécommunicatie via het professioneel e-mailadres niet is toegestaan; en
- een collega bij afwezigheid toegang zal krijgen tot de mailbox voor de efficiënte opvolging van dossiers.
Dat laatste kan immers enkel wanneer de werknemer vooraf wordt geïnformeerd. Het zomaar doorsturen van e-mails bij afwezigheid van een collega is immers niet in overeenstemming met de GDPR-regelgeving.
Bovendien is het zo dat een rechtbank, hoewel deze niet gebonden is door de bepalingen van een arbeidsreglement, hiermee wel kan rekening houden bij zijn beoordeling.
Bron: Arbrb. Antwerpen, afdeling Tongeren, 13 juni 2023, Limburgs Rechtsleven 2023, 4de kwartaal, 343