Les mois d’été approchent et vous envisagez peut-être d’employer des étudiants pour pallier l’absence de vos collaborateurs fixes, par exemple, ou parce que vous êtes confronté à une période chargée. Nous vous présentons brièvement les points d’intérêt concernant le travail des étudiants.
1. Le contrat de travail d’étudiant
Le contrat de travail d’étudiant doit être établi par écrit pour chaque étudiant au plus tard au moment où l’étudiant commence à travailler. Vous devez conserver ce contrat de travail d’étudiant sur le lieu de travail de l’étudiant. En outre, vous devez conserver ce contrat pendant cinq ans après la fin de l’emploi.
Le premier jour de travail, l’étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail. Il est recommandé de faire signer un accusé de réception à cet effet.
2. Sécurité sociale
Les étudiants doivent être déclarés auprès de l’ONSS. Cela oblige donc l’employeur à payer des cotisations de sécurité sociale. Toutefois, la « cotisation de solidarité » due à l’ONSS est limitée pour autant que l’étudiant soit employé :
- dans le cadre d’un contrat de travail étudiant ;
- pendant 600 heures par année civile au maximum ;
- pendant les périodes de présence non obligatoire au sein de l’établissement d’enseignement.
La cotisation patronale est de 5,42 %. La retenue à la source du travailleur est de 2,71 %. En outre, une contribution spéciale de 0,01 % en faveur du Fonds amiante est due par l’employeur pour les premier, deuxième et troisième trimestres de l’année.
Pour déclarer une personne à l’ONSS avec application de la cotisation de solidarité limitée, l’employeur doit pouvoir prouver que cette personne est effectivement étudiante. Pour ce faire, il convient au moins de demander à l’étudiant une preuve d’inscription à une (haute-) école ou université pour l’année scolaire ou académique en cours. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas tenu de fournir spontanément ces données à l’ONSS, mais vous devez les tenir à sa disposition en cas de demande.
3. Durée maximale
Contrat d’étudiant
La loi ne prévoit pas de durée maximale pour la conclusion d’un tel contrat. Lorsque l’étudiant a été occupé de manière continue par le même employeur pendant 12 mois, son contrat est régi par les règles d’un contrat de travail ordinaire.
Ainsi, après 12 mois, les règles spéciales pour les contrats d’étudiants ne s’appliqueront plus.
Occupation maximale de 600 heures par année civile
Depuis le 1er janvier 2023, les étudiants peuvent, sans être soumis aux cotisations normales de sécurité sociale, travailler un maximum de 600 heures par année civile pendant les périodes de présence non obligatoire au sein de l’établissement d’enseignement. Le régime de 600 heures maximum est valable jusqu’au 31 décembre 2024. Pour le calcul des heures, seules les heures effectivement prestées sont prises en compte. Les jours fériés, les petits chômages, les jours de maladie payés, etc. ne sont pas imputés sur le contingent.
Si le contingent de 600 heures est dépassé, l’employeur sera informé de l’exécution de Dimona et les cotisations de sécurité sociale normales seront dues.
En tant que (futur) employeur, il est donc recommandé de toujours demander à l’étudiant une attestation du nombre d’heures restantes afin de vérifier quelles heures de son contingent sont encore disponibles dans le cadre des cotisations sociales limitées. L’étudiant peut donc générer cette attestation via l’application Student@work.
Fin des études
L’ONSS accepte que la cotisation de solidarité limitée soit encore d’application jusqu’au 30 septembre de l’année au cours de laquelle l’étudiant termine ses études en juin et obtient son diplôme. L’emploi doit alors également présenter les caractéristiques sociales du travail étudiant ; il ne doit pas s’agir d’une période d’essai déguisée d’un contrat de travail ordinaire.
Si l’étudiant interrompt ses études au début de l’année scolaire ou académique et se désinscrit officiellement en tant qu’étudiant, il ne peut être employé pendant le reste de l’année scolaire ou académique dans le cadre d’un contrat d’étudiant, y compris pendant la période de vacances qui suit l’interruption des études.
4. Déclaration Dimona
Au plus tard au moment où l’étudiant commence ses prestations et après la conclusion du contrat d’étudiant, l’employeur est tenu de déposer une déclaration Dimona. Depuis le 1er juillet 2016, il est possible de choisir si les cotisations de solidarité sont appliquées ou non. Le type de travailleur déclaré à Dimona déterminera en fin de compte si les cotisations de solidarité sont applicables (STU) ou non (EXT-OTH).
Si le choix est fait de déposer une déclaration au titre des cotisations de solidarité, la déclaration Dimona STU doit être faite sur la base du contrat d’étudiant, en précisant les dates d’entrée et de sortie. La déclaration STU de Dimona doit être faite par contrat et par trimestre civil, et doit toujours indiquer le nombre d’heures de travail.
Depuis 2017, les employeurs ne peuvent bénéficier du taux de sécurité sociale favorable que si une déclaration Dimona STU correcte est déposée dans les délais. Si la déclaration Dimona n’est pas effectuée ou n’est pas effectuée correctement, des sanctions importantes peuvent être imposées.
Source : diverses sources.