Les travailleurs qui se déplacent en Belgique pour le compte de leur employeur peuvent encourir des frais. Vous pouvez, en tant qu’employeur, indemniser forfaitairement ces frais de déplacement de service intérieur. Dans ce cadre, vous pouvez vous baser sur les indemnités de séjour octroyées au personnel des autorités.
1. Fisc
Les forfaits fiscaux sont liés à l’indice-pivot. En raison du dépassement de l’indice-pivot en décembre 2021, les montants ont été adaptés comme suit au 1er février 2022 :
Forfait journalier pour frais de repas
Lorsqu’un travailleur encourt des frais de repas dans le cadre de ses déplacements professionnels en Belgique, l’employeur peut accorder une indemnité forfaitaire journalière pour couvrir ces frais de repas.
Les conditions suivantes doivent pour ce faire être remplies cumulativement :
- le déplacement dure minimum 6 heures ;
- les frais de repas ne peuvent aucunement être pris en charge par l’employeur ou par un tiers (p. ex. accès au restaurant d’entreprise de l’employeur ou d’un tiers, repas offert par un client ou un fournisseur, repas inclus dans les frais d’inscription d’une formation, etc.) ;
- aucun autre avantage de toute nature ne couvre ces frais de repas (comme des chèques-repas).
Forfait mensuel pour les frais de repas
Pour les travailleurs qui font des déplacements de service réguliers, l’employeur peut également recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle. Dans ce cadre, la condition de durée minimale de 6 heures ne s’applique pas.
Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité forfaitaire mensuelle est égale à un certain nombre de fois le montant de l’indemnité journalière forfaitaire, avec un maximum absolu de 16 fois.
Le nombre d’indemnités journalières est identique pour les travailleurs qui exercent la même fonction et est fixé sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies par ces travailleurs au cours de l’année précédente. Pour les prestations à temps partiel, il convient d’appliquer un pro rata sur la base du taux d’occupation du travailleur.
Il s’agit ici d’un montant mensuel forfaitaire fixe lié à une fonction donnée et non pas au nombre effectif de déplacements de service mensuels effectués par chaque travailleur. Dans le cadre de l’octroi d’un forfait mensuel, l’employeur ou un tiers ne peut pas non plus indemniser les frais de repas d’une autre façon.
Indemnité forfaitaire de logement
Lorsqu’un travailleur doit rester loger en Belgique dans un endroit autre que son domicile dans le cadre de l’exercice de sa fonction, l’employeur peut accorder une indemnité journalière forfaitaire de logement supplémentaire. Les conditions suivantes doivent toutefois être remplies cumulativement :
- l’employeur ou un tiers ne peut pas prendre à sa charge ces frais de logement ;
- le déplacement ne donne pas lieu à un autre avantage de la même nature.
2. L’ONSS
L’ONSS applique d’autres forfaits pour le remboursement des frais encourus dans le cadre des déplacements de service nationaux des travailleurs non sédentaires. Ces forfaits n’ont cependant pas été indexés au 1er février 2022.
L’ONSS applique par conséquent encore toujours les forfaits suivants :
- une indemnité de route de 10 euros par jour pour les déplacements de minimum 4 heures consécutives et durant lesquels le travailleur ne peut pas utiliser les sanitaires et autres facilités de l’employeur ;
- une indemnité repas de 7 euros par jour pour les déplacements de minimum 4 heures consécutives dans le cadre desquels les frais de repas ne sont aucunement pris en charge (p. ex. via des chèques-repas) ;
- une indemnité de séjour de 35 euros par nuit si un travailleur ne peut pas loger chez lui.
Les deux instances s’accordent cependant sur l’interdiction de cumul. L’employeur ne peut pas rembourser les frais à la fois de manière forfaitaire et sur la base de justificatifs réels. L’intervention patronale dans les chèques-repas doit également être déduite de l’indemnité repas journalière lorsque le travailleur reçoit également des chèques-repas pour ces journées.
En tant qu’employeur, vous devez à tout moment respecter les règles fiscales ainsi que les instructions de l’ONSS lorsque vous octroyez à vos travailleurs une indemnité pour les déplacements de service intérieurs.