Wanneer je geniet van een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing, kan je onderworpen worden aan een fiscale controle.
In de praktijk merken we steeds vaker dat werkgevers niet over de nodige bewijsstukken beschikken om aan te tonen dat aan alle voorwaarden voor de vrijstelling is voldaan.
Dit kan leiden tot aanzienlijke financiële gevolgen. Onder het motto “een gewaarschuwd man is er twee waard” willen we werkgevers daarom opnieuw wijzen op het belang om tijdig en preventief de vereiste documenten bij te houden, zodat deze onmiddellijk beschikbaar zijn voor de inspectiediensten.
1. Wat moeten deze stukken bewijzen?
Deze stukken moeten per werknemer per maand dat de vrijstelling wordt genoten aantonen dat:
- de werknemer minstens één derde van zijn arbeidstijd per maand heeft gewerkt in een ploeg van minstens 2 ’personen’. Onder ‘personen’ wordt niet verstaan zelfstandige onderaannemers, studenten of leerlingen in het stelsel van duaal leren. Interim-arbeiders of de meewerkend zaakvoerder kunnen wel een ploeg vormen met een andere werknemer;
- de werknemer deel uitmaakt van een ploeg die hetzelfde of complementair werk doet zowel qua inhoud als qua omvang;
- de werknemer werken in onroerende staat heeft uitgevoerd op locatie;
- de werknemer minstens een bepaald bruto-uurloon heeft ontvangen (€ 17,27 in 2025).
2. Over welke bewijsstukken gaat het?
2.1. Nominatieve lijst
De werkgever dient een nominatieve lijst per maand ter beschikking te houden van de fiscale administratie waarop de volgende gegevens staan aangegeven:
- de volledige identiteit;
- het aantal effectief gepresteerde arbeidsuren waarin in ploegverband werken in onroerende staat op locatie werden verricht;
- in voorkomend geval, het aantal uur waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst, indien kan worden aangetoond dat de betrokken werknemer, overeenkomstig zijn arbeidsregeling, werken in onroerende staat op locatie zou hebben verricht, en waarvoor het loon door de werkgever werd doorbetaald;
- het totaal aantal effectief gepresteerde arbeidsuren;
- in voorkomend geval het totale aantal uren waarvoor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd geschorst waarvoor het loon wordt doorbetaald;
- de identificatie van de locatie of locaties waar de werknemer in ploegverband de werken in onroerende staat op locatie heeft verricht;
- de belastbare bezoldigingen die aan de werknemer worden betaald of toegekend met uitsluiting van het dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie en de achterstallige bezoldigingen;
- het bedrag van de op die bezoldigingen ingehouden bedrijfsvoorheffing;
- het bedrag van het betaalde of toegekende bruto-uurloon, voor inhouding van de persoonlijke sociale zekerheidsbijdrage.
2.2. Bewijs van aangifte van werken en aanwezigheidsregistratie
De werkgever doet er goed aan om voor elke locatie of werf waar werken in onroerende staat in ploegverband plaatsvinden, de nodige bewijsstukken beschikbaar te houden waaruit blijkt:
- of er al dan niet een aangifte van werken vereist was;
- of de verplichting tot aanwezigheidsregistratie van toepassing was.
2.3. Bewijs door Excel-bestanden is onvoldoende!
Uit meerdere rechtspraak is al gebleken dat Excel-bestanden niet voldoende bewijzen dat de voorwaarden om te genieten van de vrijstelling voldaan zijn. In deze rechtspraak hadden de ondernemingen heel wat informatie aangeleverd in een Excel-tabel. Het Hof benadrukte dat, hoewel een Excel-bestand diverse gegevens op een ordelijke en gestructureerde manier kan verzamelen, het in essentie een afgeleid bewijsmiddel blijft. De werkgever moet dan bijkomend bewijsstukken voorleggen ter staving van de opgemaakte Excel-tabellen.
2.4. Andere bewijsstukken
Voorbeelden van andere bewijsstukken zijn tijdsregistratie, boekhoudkundige stukken, planningen, werkbonnen, facturen, individuele rekeningen, loonbrieven, sms’en, e-mails, werfverslagen,….
3. Actiepunt: proactief handele
Wij adviseren werkgevers die genieten van een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing om proactief te handelen en een goed onderbouwd dossier samen te stellen, aangevuld met alle relevante bewijsstukken waaruit blijkt dat aan de voorwaarden is voldaan. Dit dossier dient maandelijks te worden geactualiseerd. Belangrijk is dat geen enkel bewijsstuk wordt vernietigd of weggegooid!