Als werkgever dient u er strikt op toe te zien dat de arbeidsovereenkomsten, het arbeidsreglement en ontslagbrieven opgesteld zijn in de correcte taal. Doet u dit niet, kan dit verstrekkende gevolgen hebben.
Het essentiële criterium voor de toepassing van de taalwetgeving in de arbeidsrelatie, is de plaats van de exploitatiezetel waaraan de werknemer verbonden is, ongeacht zijn woon- of verblijfplaats. De exploitatiezetel is iedere vestiging of ieder centrum van activiteit met enige standvastigheid waaraan de werknemer gehecht is: het is daar waar doorgaans de opdrachten en instructies aan de werknemer worden gegeven, waar hem alle mededelingen worden gedaan en waar hij zich tot zijn werkgever wendt.
Opgelet! De taalwetgeving zoals hieronder beschreven, geldt enkel voor de werkgevers, niet voor de werknemers.
Nederlands taalgebied
De sociale documenten moeten in het Nederlands worden opgesteld in het Nederlands taalgebied, zijnde de provincies Antwerpen, Limburg, Vlaams-Brabant en Oost- en West-Vlaanderen.
Een vertaling is mogelijk maar enkel indien dit wordt verantwoord door de samenstelling van het personeel en dit namens of door het personeel wordt gevraagd.
Frans taalgebied
Is uw exploitatiezetel gelegen in de provincie Waals-Brabant, Henegouwen, Namen, Luik of Luxemburg dienen de documenten in het Frans te worden opgemaakt. Een uitzondering op deze regel zijn de gemeenten die in het Duits taalgebied vallen (zie verder).
Duits taalgebied
In de volgende gemeenten moeten de sociale documenten in het Duits worden opgesteld: Eupen, Eynatten, Hauset, Hergenrath, Kelmis, Kettenis, Lontzen, Neu-Moresnet, Raeren, Walhorn, Amel, Bullingen, Butgenbach, Crombach, Elsenborn, Heppenbach, Lommersweiler, Manderfeld, Meyerode, Recht, Reuland, Rocherath, Sankt-Vith, Schoenberg en Thommen.
Brussel-Hoofdstad
Brussel-Hoofdstad bestaat uit de volgende 19 gemeenten: Anderlecht, Brussel, Elsene, Etterbeek, Evere, Ganshoren, Jette, Koekelberg, Oudergem, Schaarbeek, Sint-Agatha-Berchem, Sint-Gillis, Sint-Jans-Molenbeek, Sint-Joost-ten-Node, Sint-Lambrechts-Woluwe, Sint-Pieters-Woluwe, Ukkel, Vorst en Watermaal-Bosvoorde.
In deze gemeenten geldt de volgende taalregeling: Frans voor het Franstalig personeel en Nederlands voor het Nederlandstalig personeel. De wetgeving zegt niet hoe de werkgever moet bepalen tot welke taalgroep zijn werknemer behoort. Om alle betwistingen te vermijden, is het aangeraden om aan elke werknemer een uitdrukkelijke en schriftelijke bevestiging van zijn taalkeuze te vragen.
Indien de samenstelling van het personeel het rechtvaardigt, kan de werkgever aan de documenten die bestemd zijn voor het personeel een vertaling in één of meerdere talen voegen.
Faciliteitengemeenten
In de zogenaamde faciliteitengemeenten wordt het taalgebruik als volgt geregeld:
Sancties
De sancties variëren naargelang het taalgebied:
- In het Nederlandse en Franse taalgebied zijn de documenten absoluut nietig, d.w.z. ze worden geacht nooit bestaan te hebben. Het document moet vervangen worden, maar het vervangende exemplaar heeft enkel betrekking op de toekomst (= vanaf de dag van de vervanging). De nietigheid kan wel geen nadeel berokkenen aan de werknemer.
- In de andere taalgebieden zijn documenten in de verkeerde taal niet nietig. Ze moeten vervangen worden door een document in de correcte taal. De vervanging gebeurt met terugwerkende kracht, d.w.z. dat de vertaling uitwerking zal hebben op de datum van het vervangen document zonder dat de werknemer zijn akkoord moet geven.
Bron: Decreet van 19 juli 1973 van de Cultuurraad van de Nederlandse Cultuurgemeenschap, BS van 6 september 1973; Decreet van 13 juni 1982 van de Franse Gemeenschap, BS van 27 augustus 1982 en Gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken.