Aangezien de zomermaanden eraan komen en je misschien van plan bent studenten in dienst te nemen om bijvoorbeeld de afwezigheid van je vaste medewerkers op te vangen of omdat je voor een piekperiode staat, zetten we nog even de aandachtspunten van studentenarbeid op een rij.
1. De studentenovereenkomst
De studentenovereenkomst dient voor elke student schriftelijk te worden opgesteld en dit ten laatste op het moment waarop de student in dienst treedt. Je dient deze studentenovereenkomst bij te houden op de plaats waar de student wordt tewerkgesteld. Verder dien je deze overeenkomst 5 jaar te bewaren na afloop van de tewerkstelling.
Op de eerste dag van de tewerkstelling moet de student een exemplaar ontvangen van het arbeidsreglement. Het is aangeraden om hiervoor een ontvangstbewijs te laten ondertekenen.
2. Sociale zekerheid
Studenten moeten aangegeven worden bij de RSZ. Hierdoor is de werkgever bijgevolg verplicht sociale zekerheidsbijdragen te betalen. Er is echter maar een beperkte ‘solidariteitsbijdrage’ aan de RSZ verschuldigd voor zover de student tewerkgesteld wordt:
- met een studentenovereenkomst;
- gedurende max. 600 uren per kalenderjaar;
- gedurende de periodes van niet verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstellingen.
De werkgeversbijdrage bedraagt 5,42%. De werknemersinhouding bedraagt 2,71%. Daarenboven is de werkgever voor het eerste, tweede en derde Q van het jaar een bijzondere bijdrage van 0,01% ten voordele van het Asbestfonds verschuldigd.
Om iemand bij de RSZ aan te geven met toepassing van de beperkte solidariteitsbijdrage moet de werkgever kunnen bewijzen dat deze persoon effectief student is. Dit kan door minstens een bewijs van inschrijving te vragen van een (hoge)school of universiteit voor het lopende school- of academiejaar. Het is niet zo dat je als werkgever deze gegevens spontaan aan de RSZ dient te bezorgen, maar je moet deze ter beschikking houden om voor te leggen als erom gevraagd wordt.
3. Maximumduur
Studentenovereenkomst
De wet voorziet geen maximumduur voor het sluiten van dergelijke overeenkomst. Eenmaal de student gedurende 12 maanden ononderbroken bij dezelfde werkgever tewerkgesteld is, wordt zijn overeenkomst beheerst door de regels aangaande een gewone arbeidsovereenkomst.
Na 12 maanden zullen de bijzondere regels voor studentenovereenkomst dus niet meer van toepassing zijn.
Maximale tewerkstelling van 600 uren per kalenderjaar
Studenten kunnen, zonder aan de normale sociale zekerheidsbijdragen onderworpen te worden, vanaf 1 januari 2023 maximum 600 uren per kalenderjaar werken gedurende de periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling. De regeling van maximum 600 uren is geldig tot en met 31 december 2024. Om de uren te berekenen, wordt enkel rekening gehouden met de effectief gewerkte uren. Feestdagen, klein verlet, betaalde ziektedagen, etc. worden niet in rekening gebracht op het contingent.
Indien het contingent van 600 uren overschreden wordt, krijgt de werkgever hiervan melding bij het verrichten van de Dimona en zullen de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.
Het is dus aangeraden om als (toekomstige) werkgever steeds een attest met het aantal resterende uren op te vragen bij de student om te controleren welke uren van zijn of haar contingent nog beschikbaar zijn onder de beperkte sociale zekerheidsbijdragen. De student kan zo een dergelijk attest genereren via de Student@work-app.
Einde van de studies
De RSZ aanvaardt dat de beperkte solidariteitsbijdrage nog van toepassing is tot en met 30 september van het jaar waarin de student in juni zijn studies beëindigt en zijn diploma behaalt. De tewerkstelling moet dan sociaal gezien ook de kenmerken van studentenwerk hebben; het mag niet gaan om een verdoken proefperiode van een gewone arbeidsovereenkomst.
Indien hij/zij zijn/haar studies vroegtijdig tijdens het school- of academiejaar beëindigt en zich officieel uitschrijft als student, kan hij/zij tijdens het resterende deel van het school- of academiejaar niet meer tewerkgesteld worden met een studentenovereenkomst, ook niet tijdens de vakantieperiode die volgt op de stopzetting van de studies.
4. Dimona
Uiterlijk op het ogenblik waarop de student prestaties begint te leveren en na het sluiten van de studentenovereenkomst, is de werkgever gehouden om een Dimona-aangifte te doen. Vanaf 1 juli 2016 kan er gekozen worden of de solidariteitsbijdragen toegepast worden of niet. Het type werknemer dat in Dimona aangegeven wordt, zal uiteindelijk bepalen of er sprake is van de toepassing van solidariteitsbijdragen (STU) of niet (EXT-OTH).
Indien er gekozen wordt om een aangifte onder solidariteitsbijdragen te doen, moet de Dimona-aangifte STU gebeuren op basis van de studentenovereenkomst met vermelding van de datum in- en uitdienst. De Dimona-aangifte STU moet gebeuren per overeenkomst en per kalenderkwartaal, alsook steeds het aantal uren van tewerkstelling vermelden.
Sedert 2017 kan de werkgever enkel genieten van het gunstig sociale zekerheidstarief indien er een tijdige en correcte Dimona-aangifte STU wordt gedaan. Indien de Dimona niet of niet correct wordt gedaan, kunnen er aanzienlijke sancties worden opgelegd.
Bron: Diverse bronnen.