Indien u camera’s installeert op de werkvloer, dient u rekening te houden met een aantal voorwaarden.
Aangeven bij het e-loket van de Privacycommissie
Eén daarvan betreft de verplichte aangifte. Tot 25 mei 2018 moesten de bewakingscamera’s op de werkvloer aangegeven worden via het e-loket van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Privacycommissie). Deze aangifte is door de Europese Verordening inzake Gegevensbescherming (GDPR) afgeschaft.
Vanaf 25 mei 2018 moet een aangifte gebeuren via het e-loket van de FOD Binnenlandse zaken: www.aangiftecamera.be. De aangifte is verplicht voor elke ondernemer die een camerasysteem plaatst in zijn onderneming en dit uiterlijk vóór de inwerkingstelling van de camera’s.
Indien u in het verleden reeds een aangifte deed bij de Privacycommissie, moet u uw camera’s opnieuw aanmelden via dit e-loket. Er geldt wel een overgangsperiode van twee jaar, maar dit houdt in dat de reeds aangegeven camera’s opnieuw moeten worden aangegeven via www.aangiftecamera.be vóór 25 mei 2020.
Personeel informeren
Daarnaast moet u rekening houden met een aantal bijkomende formaliteiten indien u met uw camerasysteem ook werknemers filmt. Zo moet u uw personeel informeren over de plaats waar de camera’s staan, hoeveel camera’s er aanwezig zijn in de onderneming, of de beelden al dan niet worden bewaard en over de periode(n) gedurende dewelke de camera’s functioneren. Deze info kan u opnemen in uw arbeidsreglement. Indien de camera’s tot doel hebben om de arbeid van de werknemers te controleren, moet dit trouwens verplicht vermeld worden in het arbeidsreglement. Voor de wijziging van het arbeidsreglement moet u de wettelijk verplichte procedure volgen (uithangen, register van opmerkingen,…).
Intern register bijhouden
Naast de verplichte aangifte moet er ook een intern register worden bijgehouden van de beeldverwerkingsactiviteiten, bijvoorbeeld wanneer de camera’s filmen. Dit register moet up-to-date gehouden worden en op verzoek ter beschikking worden gesteld van de Gegevensbeschermingsautoriteit of de politiediensten.
Pictogram voorzien
Verder is er ook de verplichting tot het aanbrengen van een pictogram. Op dit pictogram wordt verplicht melding gemaakt van de contactpersoon en de verantwoordelijke voor de verwerking van de camerabeelden. Door middel van dergelijk pictogram zijn mensen op de hoogte van het feit dat ze gefilmd worden.
Meer informatie inzake het pictogram kan u vinden op www.besafe.be/nl.
Opgelet! Overtredingen inzake het niet aangeven van een camerasysteem of het niet plaatsen van een pictogram kunnen bestraft worden met een geldboete van € 800 tot € 160.000.
Bron: Cao nr. 68 van de Nationale Arbeidsraad van 16 juni 1998 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de camerabewaking op de arbeidsplaats; K.B. van 8 mei 2018 betreffende de aangiften van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s en betreffende het register van de beeldverwerkingsactiviteiten van bewakingscamera’s, B.S. 23 mei 2018.