Wil je je arbeidsreglement wijzigen of nieuwe bijlagen toevoegen? Dan volg je in België altijd een vaste wettelijke procedure. Een nieuwe bijlage geldt pas wanneer je die procedure correct hebt doorlopen. Voor ondernemingen zonder ondernemingsraad zijn dat drie stappen: het ontwerp aanvullen, het 15 dagen uithangen en het binnen 8 dagen na de inwerkingtreding registreren bij de Inspectie van de sociale wetten.
Klinkt formeel? Dat is het ook een beetje. Maar met dit stappenplan heb je het in een handomdraai geregeld.
Waarom moet je een vaste procedure volgen om je arbeidsreglement te wijzigen?
In het arbeidsreglement staan de afspraken tussen jou en je werknemers: werkuren, verlof, de betaling van het loon en de rechten en plichten van beide kanten. Het arbeidsreglement is in België wettelijk verplicht voor elke werkgever. De regels staan in de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
Omdat het zo’n belangrijk document is, krijgen je werknemers inspraak voordat een wijziging geldt. Volg je de procedure niet correct? Dan is de wijziging of de nieuwe bijlage niet rechtsgeldig. En dat wil je net vermijden.
Hoe wijzig je je arbeidsreglement? Het stappenplan
Stap 1: Voeg de bijlagen toe aan je huidige arbeidsreglement
Begin bij het begin. Voeg eerst de nieuwe bijlagen toe aan je bestaande arbeidsreglement. Zo heb je een volledig ontwerp dat je aan je werknemers kunt bekendmaken.
Stap 2: Hang het ontwerp 15 dagen uit
Maak het ontwerp vervolgens bekend aan al je werknemers. Hang het daarvoor 15 dagen uit op een goed zichtbare en toegankelijke plaats in elke vestiging. Tijdens die periode kunnen je werknemers opmerkingen maken. Ze noteren die in het opmerkingenregister.
Een rekenvoorbeeld:
- Je hangt het ontwerp uit op 12 oktober 2026.
- De opmerkingenperiode loopt van 12 oktober tot en met 26 oktober 2026.
- Kreeg je geen opmerkingen? Dan treedt het gewijzigde arbeidsreglement in werking op 27 oktober 2026.
Vermeld die datum van inwerkingtreding bovendien uitdrukkelijk in het gewijzigde arbeidsreglement.
Stap 3: Registreer het arbeidsreglement bij de Inspectie
Kreeg je tijdens de opmerkingenperiode geen opmerkingen? Laat dan het gewijzigde arbeidsreglement en het opmerkingenregister registreren bij de Inspectie van de sociale wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO). Dat moet binnen 8 dagen na de inwerkingtreding gebeuren. Je doet dat eenvoudig online via www.arbeidsreglement.belgie.be.
Wanneer geldt een andere procedure?
- Je kreeg wél opmerkingen. Neem dan eerst contact op met je dossierbeheerder bij Besox, want in dat geval kan een andere procedure gelden.
- Je onderneming heeft een ondernemingsraad. Dan geldt een andere procedure om je arbeidsreglement te wijzigen. Dit stappenplan is bedoeld voor ondernemingen zonder ondernemingsraad.
Wat moet je als werkgever doen?
- Voeg de nieuwe bijlagen toe aan je huidige arbeidsreglement.
- Hang het ontwerp 15 dagen uit in elke vestiging en leg het opmerkingenregister erbij.
- Vermeld de datum van inwerkingtreding in het reglement.
- Registreer het reglement binnen 8 dagen na de inwerkingtreding via www.arbeidsreglement.belgie.be.
Veelgestelde vragen over het wijzigen van een arbeidsreglement
Moet ik de wijzigingsprocedure ook volgen voor een nieuwe bijlage? Ja. Een bijlage maakt deel uit van het arbeidsreglement. Daarom treedt ook een nieuwe of gewijzigde bijlage pas in werking nadat je de wijzigingsprocedure hebt gevolgd.
Hoe lang moet het ontwerp van het arbeidsreglement uithangen? 15 dagen, op een goed zichtbare en toegankelijke plaats in elke vestiging. Kreeg je geen opmerkingen? Dan treedt het gewijzigde arbeidsreglement in werking op de dag na die periode.
Binnen welke termijn moet ik het arbeidsreglement bezorgen aan de Inspectie? Binnen 8 dagen na de inwerkingtreding, samen met het opmerkingenregister. Dat kan online via www.arbeidsreglement.belgie.be.
Liever niet alleen door de procedure?
Bij Besox sta je er niet alleen voor. Je vaste contactpersoon helpt je om je arbeidsreglement correct en op tijd in orde te brengen. Twijfel je over een stap of kreeg je opmerkingen? Neem gerust contact met ons op.
Besox, Sociaal Secretariaat – Verzekeringen – Finance
Zelf een loonkost per uur/maand/jaar berekenen? Dat kan gratis via onze tool: loonkost.besox.be