Nu de herfst voor de deur staat, zal het aantal ziekmeldingen in jouw onderneming mogelijk stijgen. Onze diensten krijgen dan regelmatig de vraag welke verplichtingen de werknemer heeft wanneer hij ziek is. Wij zetten dit even kort op een rij.
1. Verwittiging
In de eerste plaats moet de werknemer je onmiddellijk op de hoogte stellen van zijn arbeidsongeschiktheid. Het begrip “onmiddellijk” wordt niet omschreven in de wetgeving. Algemeen wordt aangenomen dat hij u op de eerste dag van de ziekte moet verwittigen. Je kan hierover best duidelijke afspraken maken in jouw arbeidsreglement. Het arbeidsreglement kan de verplichting om de werkgever onmiddellijk op de hoogte te brengen verder concretiseren en een uiterlijk tijdstip van verwittiging bepalen, behoudens overmacht. Zeg bijvoorbeeld dat de werknemer jou (of jouw personeelsverantwoordelijke) vóór 10 uur ’s morgens moet verwittigen.
Ook de manier waarop de werknemer je op de hoogte moet brengen van zijn afwezigheid is niet bepaald in de wetgeving. Dit kan per telefoon, fax, e-mail, sms,... Ingeval van betwisting is het aan de werknemer om te bewijzen dat hij jou tijdig heeft verwittigd. Vaak bepaalt het arbeidsreglement de wijze waarop verwittigd moet worden. Volgens bepaalde rechtspraak mag een werkgever een melding via WhatsApp evenwel niet weigeren als het arbeidsreglement een telefonische verwittiging vermeldt.
De werknemer die niet voldoet aan deze verplichting, heeft – behoudens overmacht - geen recht op gewaarborgd loon voor alle afwezigheidsdagen vóór de dag van verwittiging.
2. Medisch getuigschrift
De indiening
De werknemer moet enkel een medisch getuigschrift voorleggen indien dit voorzien is in een cao of in het arbeidsreglement. Is dit niet voorzien, moet je de werknemer zelf uitdrukkelijk verzoeken om de voorlegging van een attest.
Het arbeidsreglement of de cao bepalen de termijn waarbinnen het attest moet worden ingediend. Indien geen enkele termijn werd vastgesteld, of indien de werkgever de werknemer verzoekt een medisch getuigschrift in te dienen, moet dit attest binnen de twee werkdagen (= alle dagen, behalve zon- en feestdagen) voorgelegd worden, vanaf de dag waarop de arbeidsongeschiktheid begint of vanaf de dag waarop de werkgever verzoekt het attest over te maken. Indien het attest per post wordt verstuurd, moet dit gebeuren binnen de twee werkdagen. De poststempel geldt hierbij als bewijs.
Indien het medisch getuigschrift niet of pas na de voorgeschreven termijn wordt ingediend, kan de werkgever – behoudens ingeval van overmacht – weigeren om het gewaarborgd loon te betalen voor de dagen ziekte die voorafgaan aan de datum van overhandiging van het attest.
Vrijstelling voor de eerste dag arbeidsongeschiktheid
In afwijking van deze algemene verplichting is iedere werknemer, behoudens de hieronder beschreven uitzondering voor ondernemingen met minder dan 50 werknemers, sedert 28 november 2022 drie keer per kalenderjaar vrijgesteld van deze verplichting voor de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid.
De werknemer die gebruik maakt van deze vrijstelling is ook niet verplicht om een geneeskundig getuigschrift voor te leggen indien de werkgever hierom zou verzoeken.
De vrijstelling is niet alleen van toepassing in geval van arbeidsongeschiktheid van één dag, maar ook indien het gaat om de eerste dag van een langere periode van arbeidsongeschiktheid.
Indien de werknemer gebruik maakt van de vrijstelling, dan blijft hij wel verplicht om de werkgever onmiddellijk op de hoogte te brengen indien hij tijdens de eerste dag van de arbeidsongeschiktheid op een ander adres dan zijn gewoonlijke verblijfplaats zou verblijven.
Stelt de onderneming minder dan 50 werknemers tewerk (telling in hoofden) op 1 januari van het kalenderjaar waarin de arbeidsongeschiktheid zich voordoet. Dan kan de werkgever aan zijn werknemers vragen om ook voor de eerste dag arbeidsongeschiktheid een geneeskundig getuigschrift voor te leggen. Dit is wel enkel mogelijk indien de werkgever dit uitdrukkelijk voorziet in een ondernemingscao of in het arbeidsreglement.
De regering-De Wever heeft aangekondigd dat de mogelijkheid om jaarlijks tot drie keer één ziektedag op te nemen zonder medisch attest zal worden verminderd naar twee keer per jaar. Momenteel ligt hiervoor een wetsontwerp voor, maar deze wet werd nog niet gestemd. Bijgevolg is deze aanpassing nog niet van toepassing.
Medisch getuigschrift van een verpleegkundig assistent
Vanaf 1 januari 2026 kan ook een verpleegkundig assistent, die aan een aantal voorwaarden voldoet, medische attesten opstellen.
3. Controle
Als werkgever heb je het recht om de echtheid van de arbeidsongeschiktheid van de werknemer te controleren. Je dient hiervoor beroep te doen op een controlearts. Een werknemer kan niet weigeren de controlearts te ontvangen of zich door hem te laten onderzoeken.
De controle op de arbeidsongeschiktheid kan tijdens de volledige duur van de ziekte en is dus niet beperkt tot de periode gedekt door het gewaarborgd loon. Sinds 2014 is het mogelijk om in een cao of in het arbeidsreglement te voorzien dat de werknemer zich ter beschikking moet houden van de controlearts gedurende de eerste dagen van de arbeidsongeschiktheid (meestal de eerste 2 dagen). Er kan voorzien worden dat de werknemer zich gedurende een periode van maximum 4 uur, die zich moeten situeren tussen 7 uur ’s morgens en 20 uur ’s avonds, ter beschikking moet houden van de controlearts.
Indien de werknemer zich zonder geldige reden onttrekt aan de controle, kan de werkgever weigeren om het gewaarborgd loon te betalen voor de dagen afwezigheid die voorafgaan aan de dag waarop de controlearts zich vruchteloos heeft aangeboden tot aan de dag waarop de werknemer de medische controle effectief ondergaat (voor zover de controlearts de arbeidsongeschiktheid op dat moment bevestigt).
4. Arbitrage
De behandelende arts en de controlearts kunnen van mening verschillen over het al dan niet geschikt zijn van de werknemer of over de begindatum en de duur van de arbeidsongeschiktheid. Beide bevindingen zijn gelijkwaardig en heffen mekaar op. Het gevolg is dat de werknemer geen recht heeft op gewaarborgd loon maar evenmin het werk moet hervatten.
De meest gerede partij (de werknemer die gewaarborgd loon wenst of de werkgever die de werknemer het werk wil laten hervatten), kan een arts-scheidsrechter aanstellen om het geschil te beslechten. De beslissing van de arts-scheidsrechter is definitief en verbindt beide partijen. De kosten van de scheidsrechtelijke procedure vallen ten laste van de verliezende partij.
Bron: Artikel 31 van de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten; Koninklijk besluit van 16 januari 2025 tot wijziging van de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 14 april 2024 tot vaststelling van de klinische activiteiten en medische handelingen die de verpleegkundig specialist kan uitoefenen en de voorwaarden waaronder de verpleegkundig specialist deze kan uitoefenen, BS 4 februari 2025 en Wetsontwerp houdende diverse bepalingen, DOC 56K0963.