Vanaf 1 april 2020 verhoogt het maximaal door de RSZ toegestaan forfaitair bedrag dat als bureaukost kan toegekend worden van € 126,94 tot € 129,48 per maand. Dat maakte de RSZ bekend in zijn tussentijdse instructies.
We herinneren hierbij nog even aan de principes van het toepassen van de forfaitaire bedragen.
Bedragen, die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen, zijn uit het loonbegrip uitgesloten. De werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen.
De RSZ staat de forfaitaire terugbetaling enkel toe indien de werkgever kan aantonen dat het in feite onmogelijk is om het bedrag van de werkelijke kosten te bepalen, of wanneer zijn raming of zijn terugbetaling praktische problemen geeft. De forfaitaire vergoeding moet overeenstemmen met de werkelijke uitgaven.
De RSZ heeft in zijn instructies een lijst van de verschillende posten gepubliceerd waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt. Hierbij wordt telkens vermeld hoeveel het maximumbedrag bedraagt en onder welke voorwaarden dit mag worden toegepast.
Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.
Bron: www.socialsecurity.be, Administratieve instructies RSZ – 2020/1.