Le 31 mars 2021, un travailleur a déposé une plainte contre son employeur auprès de l’Autorité de protection des données (anciennement Commission vie privée), ci-après abrégée « APD ». L’employeur avait comparé les pointages enregistrés avec les relevés des trajets du véhicule. Il a constaté que le travailleur s’était rendu à son adresse privée, à l’adresse de sa mère, dans un certain café et dans quelques rues au hasard et qu’il avait donc commis une fraude au pointage. Le travailleur affirme qu’il n’était pas au courant de l’installation d’un tracker GPS dans les véhicules de service ; il n’y avait pas non plus de dispositions à ce sujet dans le règlement du travail de l’entreprise.
Dans sa décision du 21 février 2023, l’APD a réitéré les principes relatifs à l’installation et à l’utilisation des systèmes de tracker GPS. Nous les expliquons brièvement.
Légalité
Les principes et les modalités de la surveillance au moyen de systèmes GPS devraient être définis dans un règlement spécifique (« politique ») qui soit clair et suffisamment accessible.
Ces règles doivent être élaborées en consultation avec les travailleurs et, le cas échéant, après avis du conseil d’entreprise/comité/délégation syndicale. Le règlement devrait clarifier les objectifs et la fréquence des contrôles de manière précise et explicite.
Une simple mention de l’existence d’un système de « GPS-tracking » dans le règlement du travail, sans plus de détails sur les modalités de contrôle, n’est pas suffisante.
Licéité
L’objectif du contrôle au moyen d’un système GPS doit être légitime et justifier une intrusion dans la vie privée du travailleur. L’APD qualifie de légitimes les objectifs suivants :
- la sécurité du travailleur (par exemple lors du transport de matériaux de valeur) ;
- la protection du véhicule et/ou de son chargement (par exemple lors du transport de produits dangereux) ;
- l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels (par exemple chez les vendeurs, les techniciens, les chauffeurs) ;
- le suivi et la facturation des services impliquant l’utilisation d’un véhicule (par exemple, dépannage, enlèvement des ordures) ;
- le contrôle du travailleur, en particulier l’utilisation professionnelle du véhicule de service et/ou les prestations des travailleurs. Selon l’APD, cela n’est autorisé que s’il n’y a pas d’autre moyen de contrôler les prestations. Les contrôles des prestations par GPS ne sont pas possibles pour les travailleurs qui sont libres d’organiser leur travail (par exemple, les représentants commerciaux), selon l’APD.
Ces objectifs doivent être explicitement énoncés dans la politique de géolocalisation. Seules les données nécessaires à la réalisation de ces objectifs peuvent être traitées (kilomètres parcourus, temps d’arrêt, nom du travailleur, etc.).
Proportionnalité
Si le système est mis en place pour surveiller l’exécution des tâches confiées aux travailleurs, cette surveillance doit être ciblée et justifiée par des preuves de soupçons d’abus de la part de certains travailleurs.
Un contrôle permanent avec lecture systématique des données enregistrées par le système de localisation est jugé en principe disproportionné. Néanmoins, dans certaines situations, un contrôle plus régulier peut se justifier lorsqu’il est directement lié à la nature des tâches à accomplir par le travailleur ou pour optimiser la gestion des déplacements avec les véhicules de société (par exemple, vendeurs, techniciens de services externes, etc.).
Toutefois, même dans ce cas, les véhicules peuvent ne pas être suivis en permanence. En tout état de cause, le système doit pouvoir être désactivé lorsque le travailleur utilise le véhicule en dehors des heures de travail.
Transparence
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que si la personne concernée a indubitablement donné son consentement ou si le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie.
La géolocalisation, dans le cadre de la relation de travail, est considérée comme une pratique légitime nécessaire à l’activité de l’entreprise ; le consentement du travailleur n’est donc pas requis. Toutefois, dans tous les autres cas (par exemple pour les travailleurs itinérants), le travailleur doit donner son accord par écrit pour l’installation d’un système GPS.
L’employeur doit fournir les informations suivantes à l’avance :
- la base juridique du traitement des données. Dans le cas de la géolocalisation, il peut s’agir de l’intérêt légitime de l’entreprise ou de tiers ;
- qui est contrôlé ;
- le degré de contrôle ;
- les objectifs poursuivis par le contrôle ;
- la nature des abus susceptibles de donner lieu à un contrôle ;
- la durée du contrôle ;
- les données traitées ;
- si les données sont envoyées en dehors de l’Union européenne ;
- les droits du travailleur, tels que le droit de consulter les données, le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité chargée de la protection des données, le droit de restreindre le traitement des données… ;
- la procédure qui sera suivie après le contrôle.
Dans les entreprises de 50 travailleurs ou plus, des consultations doivent être organisées au cours de l’année civile précédant l’introduction du système, si l’introduction a des conséquences collectives significatives. Il y a des « conséquences collectives significatives » lorsque 50 % et au moins 10 travailleurs d’une catégorie professionnelle donnée sont affectés par l’introduction du système GPS.
À quelles fins un système GPS ne doit-il pas être utilisé ?
Un système GPS installé dans un véhicule fourni au travailleur ne peut être utilisé :
- pour vérifier le respect des limites de vitesse ;
- pour surveiller un travailleur de façon permanente ;
- dans le véhicule d’un travailleur qui a la liberté d’organiser lui-même ses déplacements ;
- pour suivre les déplacements des délégués du personnel dans le cadre de l’exercice de leur mandat ;
- pour récupérer les données de localisation en dehors des heures de travail, notamment pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule ;
- pour calculer le temps de travail des travailleurs si d’autres options existent à cet effet.